Une plateforme collaborative est utilisée pour désigner le courrier électronique, la messagerie instantanée et la vidéoconférence. De nos jours, il existe toute une suite d’outils de gestion de projet et même des plateformes complètes parmi lesquelles choisir. La plateforme collaborative permet à plusieurs utilisateurs et équipes réparties de travailler ensemble sur des projets depuis n’importe quel endroit et depuis différents appareils.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Le terme logiciel de collaboration a plusieurs significations, car il ne s’agit pas d’un seul produit, mais plutôt d’une large catégorie d’applications et de logiciels. Une plateforme collaborative permet le partage, le traitement et la gestion de fichiers, documents et autres types de données entre plusieurs utilisateurs. Ce type de logiciel permet à deux ou plusieurs utilisateurs distants de travailler conjointement sur une tâche ou un projet. Le système fournit un espace de travail en ligne central où vos employés peuvent ajouter leurs documents et fichiers. Cet espace de travail basé sur le Web est accessible à tous, partout dans le monde. De plus, toutes les modifications et mises à jour apportées aux fichiers sont synchronisées instantanément, ce qui signifie que les membres de votre personnel peuvent utiliser des versions à jour des documents.
Pourquoi utiliser une plateforme collaborative ?
Vos collaborateurs distants peuvent enregistrer automatiquement les documents et leurs mises à jour sur la plateforme en ligne. Cela peut garantir que le même travail n’est pas répété par plusieurs utilisateurs. De plus, vous pouvez suivre les échéances de tous les membres de l’équipe et leur envoyer des rappels et des alertes pour vous assurer qu’ils sont informés et sur la bonne voie. Les projets peuvent parfois s’éloigner des objectifs initiaux et s’empêtrer dans des sous-tâches. Même un numéro de téléphone perdu peut s’avérer coûteux. Vous pouvez éviter ces maux de tête avec une bonne plateforme collaborative qui stocke en toute sécurité toutes les données et communications dans un endroit centralisé. Vos employés peuvent facilement accéder à ces données et travailler en douceur pour s’assurer qu’ils terminent leurs tâches dans les délais.
Comment choisir une plateforme collaborative ?
Une bonne plateforme collaborative doit avoir ces trois fonctions de base :
- Accès partagé à l’information
Nous devons déterminer qui a le droit de consulter les informations et être en mesure de modifier ces droits facilement. Dans de nombreux paramètres de collaboration, vous autorisez l’accès par projet ou pour chaque espace de travail ;
- Stockage d’informations
- Gestion des connaissances
Cela peut être fait via un site Web avec des documents liés (les wikis sont un bon exemple), ou simplement sous forme de documents (PDF, MS Word ou autres formats). Il est nécessaire de pouvoir partager des fichiers (tableurs, rapports, etc.) dans leurs formats natifs.
Toutes ces informations doivent être faciles à trouver. Et à cette fin, les bits d’information ont des propriétés que l’on peut utiliser pour affiner et simplifier la recherche. Certaines de ces propriétés sont évidentes. D’autres propriétés doivent être définies par les utilisateurs. Par exemple, il est courant de stocker des fichiers dans des dossiers, mais, avec cette méthode, nous devons informer les utilisateurs des conventions de nommage et de la hiérarchie. Une alternative à la hiérarchie des dossiers est le balisage.